جمعية النور الخيرية

بدأ المشروع بطلب بناء بوابة رقمية للندوات والمشاريع ونظام للمناقصات. ولكن عند الانتقال لمرحلة إدخال البيانات، برز التحدي الفعلي: صعوبة بالغة في تنظيم وتوفير بيانات المشاريع، حيث تبين أن أرشيف الجمعية الممتد منذ عام 1998 غير مفهرس رقمياً. ويعود السبب لآلية سير العمل؛ إذ يمر المشروع بمراحل سريعة ومتوازية تشترك فيها فرق متعددة (التنفيذ، الإدارة، التوثيق والموثوقية، والتصميم).

هذا العمل المتزامن لأكثر من فريق على عدة مشاريع كان يتسبب في تشتت البيانات وضياعها بين صور، وثائق، تصاميم، وفيديوهات في بيئة عمل تعتمد بالكامل على الإجراءات اليدوية وغير الدقيقة. واجهت الجمعية معضلة حقيقية في العثور على نظام يستوعب عمليات إدخال معقدة لبيانات متفرقة، ويكون في نفس الوقت سهلاً وبسيطاً للموظفين التقليديين، مع تمكين الإدارة العليا من الرقابة والوصول لبيانات دقيقة.
كان الاحتياج الفعلي هو إيجاد نظام مرن وقابل للتوسع، يستوعب عمليات إدخال معقدة للملفات المتفرقة، بشرط أن يمتلك واجهة غاية في البساطة تناسب الموظفين التقليديين، ويمكّن الإدارة من الرقابة والمتابعة دون انتظار اكتمال قاعدة البيانات